Mehr Zeit für dein Business - 5 Tipps für mehr Organisation & Struktur

Wir alle kennen das Gefühl, nie fertig zu werden, irgendwie ist immer noch was zu tun. Und diese Unruhe im Kopf wirkt sich auch auf dein Business aus. Es gibt tatsächlich eine einfache Lösung: effektives Zeitmanagment. Und nein, damit meine ich nicht, ellenlange Liste und minutiös aufgelistete To Do’s. Selbstorganisation funktioniert für jeden anders, das weiß auch unsere Expertin Julia Leifheit.

Sie unterstützt als Trainerin für Zeit- und Selbstmangement Solopreneure und hilft ihnen, Arbeitsabläufe effektiver zu gestalten, damit sie mehr Zeit haben, für die Dinge, die ihr Business vorantreiben.

Wir haben ein ganz wundervolles Interview mit ihr geführt, das könnt ihr euch in unserem Podcast anhören, einmal hier entlang.

Im Bonus Teil verrät Julia uns an praktischen Beispielen und konkreten Fragen, wie wir uns besser organisieren können, ihre Tipps und Tricks haben wir hier für euch zusammen gefasst:

Wie schaffst du es, Dinge durch zu ziehen, die du dir vorgenommen hast?

Frag dich zuerst, warum du dir etwas vorgenommen hast? Was willst du bezwecken und welches Ziel willst du erreichen?

Das “Warum” ist dein Antrieb (nicht erst seit Simon Sinnek).

Julia hat das in unserem Interview an einem tollen Beispiel verdeutlicht.

Dein Plan: Ich starte jeden Tag mit den drei wichtigsten Dingen. 

Warum? Ich will mein Business 2020 auf das nächste Level heben und das durch diesen Schritt erreichen, in dem ich mich jeden morgen mit den wichtigsten Dingen dafür beschäftige. 

Idee: Du hast dein Ziel klar vor Augen, das motiviert und hilft dir, dran zu bleiben. 

Du kannst neue Gewohnheiten auch an bestehende Routinen anknüpfen, auch dafür hat Julia ein Beispiel:

Plan: Mehr Kniebeugen machen.

Verknüpfung: Während dem Hände waschen nach der Toilette 10 Kniebeugen machen. Hände waschen muss man sowieso, deshalb kann man das super miteinander verbinden. 

Belohn dich!

Idee: Wenn ich mit den 3 wichtigsten To-Do’s fertig bin, gibt es die zweite Tasse Kaffee oder 5-Minuten Katzenvideos oder einen Spaziergang, je nachdem was zu dir passt.

Grund: Die Belohnung ist deine Motivation dran zu bleiben und den Fokus nicht zu verlieren, wenn du die 3 wichtigsten To Do’s abarbeitest.

Wie kann man Notizen gut organisieren? 

Überlege dir am Anfang einen Struktur und gib den Listen innerhalb deiner Notizbücher eine Überschrift bzw. ein Thema. 

Das könnte z.B. sein 

• Nach Personen ordnen: Je nachdem, mit wem du deine Notizen besprechen möchtest, gibt es für die einzelnen Personen eigene Listen.

• Nach Themen ordnen: z.B. Buchtipps, Restaurantempfehlungen für München. 

Wie können kreative Menschen mehr Ordnung in ihrem Alltag etablieren, ohne sich von der Struktur eingeengt zu fühlen?

Wichtige Erkenntnis: Strukturen sorgen dafür, dass man mehr Platz für die eigene Kreativität hat. du kannst verschiedene Methoden ausprobieren, schauen, wie es sich für dich anfühlt und was für dich gut funktioniert.

• e-Mail Vorlagen anlegen mit allen wichtigen Infos für Anfragen, Kunden: diese können vor dem Versand individuell angepasst werden

• Struktur ja, aber dosiert: vielleicht gibt es einen Tag, an dem du all die unliebsamen Bürokratie Aufgaben abarbeitest. Du kannst dich besser drauf vorbereiten und deine Motivation ist hoch, weil du weißt, dass du dann alles erledigt hast und den Rest der Zeit nutzen kannst für kreative Projekte

  Beispiel: wenn du am Nachmittag super kreativ bist, kannst du die organisatorischen Themen in den Vormittag legen (Buchhaltung, E-Mails beantworten etc.)

• orientiere dich an deinem natürlichen Rhythmus: du brauchst morgens länger, um in den Tag zu starten, arbeitest dafür lieber am Abend? Dann leg dir deine Termine und Projekte entsprechend.

Wie schaffe ich es, mich auf ein Thema zu konzentrieren bzw. an einem Thema fokussiert zu arbeiten? 

• Ablenkungen ausblenden: wenn du am PC arbeitest, arbeitest du konzentriert in dem einen Programm, alles andere was ablenken könnte, schließt du.

• Den Arbeitsplatz so gestalten, dass dort nichts liegt, was die Aufmerksamkeit auf sich ziehen könnte (nichts blinkt, nichts macht Geräusche - Push Notifications sind ausgeschaltet, geh in den Flugmodus am Handy).

• Setz dir selbst einen festen Zeitrahmen für die Aufgabe, z.B. eine Stunde oder 30 Minuten (setzt den Rahmen nicht zu lang). Das hilft, denn es ist ein absehbarer Zeitraum und vielleicht kannst du dich danach belohnen. 

Wann mache ich Feierabend und gehe mit späten Anrufen / Mails um?

Zwei Perspektiven:

1. Wie trage ich das nach Außen? Wie setze ich die Grenze zum Kunden, so dass er es auch versteht/mitbekommt? 

• Erziehe dich selber und deine Kunden: setze deine eigene Grenzen bis wann du erreichbar sein willst und kommuniziere das dann als deine Servicezeiten.

• Richte automatisierte Antworten ein, via Mail oder auch Messenger Dienst.

  Sei konsequent!!

2. Wo und wie setze ich mir selber die Grenze? 

• konkrete machbare Aufgaben für den Tag setzen, z.B.: 10 Akquise Calls - wenn die erledigt sind, ist mein Soll erfüllt.